Топливные карты давно используются транспортными компаниями для удобства расчетов за товары и услуги. Но все же далеко не для каждого очевидны преимущества оформления таких продуктов. Более того, существует множество мифов и сомнений в полезности топливных карт. В этой статье мы постарались дать ответы, собрав наиболее значимые плюсы таких продуктов. Прочитайте материал, и вы самостоятельно сможете определиться, нужна ли вам топливная карта.
Польза для сотрудников
Основные опасения, касающиеся топливных карт, связаны именно с сотрудниками. Тем, кто честно выполняет свою работу, бояться нечего. С помощью топливной карты руководитель сможет видеть, что сотрудники тратят ровно столько горючего, сколько его покупают. А вот для тех, кто привык к разнообразным махинациям с бензином, такое решение действительно грозит неприятностями, так как все тайное станет явным.
Для любого сотрудника, если он выполняет свои обязанности добросовестно, топливная карта будет большим плюсом, а не минусом.
Не нужно брать с собой наличные
Представьте ситуацию: водителю нужно доехать из Москвы в Екатеринбург и обратно. При этом все необходимое топливо не войдет в бак, и придется заправляться по пути. Следовательно, водителю нужно будет взять наличные, около 20 000 рублей. Это не его деньги, но именно он понесет за них ответственность в случае пропажи. Это увеличивает напряженность и снижает концентрацию водителя, что всегда плохо заканчивается.
С топливной картой такая проблема не возникнет. В случае потери ее можно заблокировать в любой момент, и деньги ни при каких обстоятельствах не достанутся третьим лицам. Следовательно, с сотрудника снимается материальная ответственность.
Легко найти заправку
Некоторые топливные карты, такие как «Единая» https://www.Masterscard.ru/, идут в комплекте с приложением для мобильного телефона. Установив его, водитель легко сможет находить заправки с помощью локатора. Ему не придется колесить по городу в поисках АЗС, и больше времени останется на отдых.
Не нужно хранить чеки
Покупая топливо за наличные, водитель каждый раз вынужден отчитываться с помощью фискальных чеков с АЗС. Если он потеряет один из них, то не сможет доказать покупку и будет вынужден платить за горючее из своего кармана.
При использовании топливных карт необходимость в бумажных чеках полностью отпадает. Вся история транзакций сразу доступна бухгалтерам благодаря личному кабинету. Отчеты присылаются по почте в собранном виде каждые две недели.
Польза для компаний
Преимущества топливных карт для организаций более существенны.
Экономия на НДС
НДС отнимает у компании 20 % средств, выделяемых на топливо. При этом расходы на горючее для организаций с большим автопарком могут достигать 50 % от всех затрат. Избавившись от лишних платежей, компания сможет значительно сэкономить. Однако, чтобы компенсировать НДС, нужны весомые доказательства использования горючего в коммерческих целях. Их и позволяют получить топливные карты. Документы, необходимые для налоговой, оператор системы направляет клиенту. Поэтому все, что остается предпринимателю для компенсации НДС — передать отчет в инспекцию ФНС и применить налоговый вычет.
Контроль сотрудников
До 10 % потерь топлива в крупных транспортных компаниях связаны с перепродажей и хищением. Чтобы избавиться от них, можно заставить службу безопасности бдительно следить за сотрудниками. Но это не принесет желаемого эффекта из-за человеческого фактора. А вот оформление топливной карты легко позволит решить проблему. Благодаря такому решению руководство всегда может знать, какой сотрудник потратил топливо сверх нормы.
Порядок в бухгалтерии
Составление отчетов — нервная и долгая процедура не только для бухгалтеров, но и для руководства. Чтобы упростить ее, можно просто оформить топливную карту с личным кабинетом. В нем будут отслеживаться все транзакции, и работа бухгалтерии станет гораздо более организованной и простой.
Заключение
Оформление топливных карт — позитивное решение и для компании, и для ее сотрудников. Такой продукт способен значительно облегчить работу. Поэтому бояться внедрения топливных карт, если вы ведете свои дела честно, не стоит.